【新聞脈搏】疫情下,日本實行「在家工作」面對不少問題:企業慣用傳真機、紙本檔案… 最大的障礙可能是一枚印章

青山周平在日本東京一間連鎖酒店任職,由於新冠狀肺炎疫情,公司近月來已經安排僱員在家工作。不過每星期總有幾天,青山仍然要花半小時乘車返回辨公室,在合約和文件上蓋上圖章。

日本雖然是個現代化的社會,但在職場上仍保留了不少固有的習慣,包括以紙本文件貯存資料、以傳真機發送文件、同事間多進行面對面會議,與客戶見面時也總會互相送上名片。此外,正式文件須蓋上印章。

由於新冠狀病毒在各國蔓延,日本政府針對疫情,四月初開始在七個都府縣實施緊急狀態令,首相安倍晉三更呼籲的將上班人數減少七成至八成,但日本的「印章文化」卻成為了在家工作的阻礙之一。因為現時日本職場上,公文書信上仍須蓋章,不論公文要蓋章、工作流程要蓋章、各類申請書也要上司蓋章批准。

東京工業大學(Tokyo Institute of Technology)社會理工學教授比嘉邦彦說:「很多機構未有充足準備,在被迫的情況下實行在家工作,因而產生了不少問題。」

今年三月,日本資訊科技研究機構「ITR」調查國內企業的運作系統能否支援僱員在家工作,結果發現28%的企業已有相關措施、27%的企業表示在考慮中,但有45%的公司表示未考慮或不知道。

印章在日本也叫判子(hanko),據說是在奈良時代由中國傳入日本,一直流傳使用,明治政府在1873年10月1日制定了簽名蓋章的制度,不會寫字的人也要有自己的正式印章,從此印章開始被廣泛使用。有人認為,日本人覺得印章上的文字較消晰,比手寫的簽名更易辨識。

現時印章依然是日常生活中極為常見,亦被賦予法律效力,在簽署重要文件時,若只有簽名而沒有蓋章的話,並不合法。較傳統的機構,會將文件傳遞至各級員工,員工均須要蓋上印章,以示曾經閱覽。

在新冠狀病毒疫情下,不少日本人仍然繼續上班。

日本除了機構和公司的圖章外,一般人常用的有三種印章。最常見的是「認印」(mitome-in),是只有刻有姓氐的圓柱印章,在簽收郵件或檢閱文件時使用。「實印」(jitsuin)是刻有姓名的印章,須在 政府機關登記,用以簽署各種合約,例如買樓、買車和簽訂僱傭合約等。此外還有銀行和金融機構使用的「銀行印」(ginkou-in)。日本的書局都有出售各類印章,供人選購。

有人指出,在疫情蔓延時,員工為了處理文件而上班實在有點冒險。但在保險公司任職的裕美說:「客戶都需要填寫表格,因此根本不能不上班。」為防受病毒感染,裕美會盡量乘搭乘客較少的車卡。

在名古屋的旗牌文具公司已開發了電子印章服務,用戶可通過電腦或智能手機打開文件,用事先註冊好的電子印章蓋章。公司近月營業額大幅上升。公關部門負責人表示:「大概很多人因為突然在家工作而感到為難。希望這項服務能幫助大家解決公司運作上的麻煩。」

名古屋大學日本文學教授日比嘉高認為,人們應趁此機會改變印章文化,他說:「為甚麼人們要因為蓋章這麼簡單的事而冒險呢?這是一次機會,讓人們廢除這項習慣。」

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